杭州职业技术学院合同管理办法(试行)

 

杭州职业技术学院文件

杭职院〔2019〕12号 

 

关于印发《杭州职业技术学院合同管理办法

（试行）》的通知

 

各二级学院、处（部、室）、图书信息中心、资产经营公司：

现将《杭州职业技术学院合同管理办法（试行）》印发给你们，请认真抓好落实。

 

附件：1.杭州职业技术学院审查会签表

2.杭州职业技术学院合同管理流程图

 

杭州职业技术学院

2019年1月28日

 

杭州职业技术学院院长办公室                 2019年1月31日印发

 

杭州职业技术学院合同管理办法（试行）

第一章  总 则

第一条为规范杭州职业技术学院（以下简称学校）合同管理，实现学校合同管理制度化，预防和减少合同纠纷发生，切实维护学校合法权益，根据国家有关法律法规，制定本办法。

第二条本办法所称合同系指学校为一方当事人所签订协议，适用于除人事劳动类以外的所有合同。

学校和不与学校建立人事劳动关系的外聘专家、专业人士签订的人事服务类合同，适用本办法；学校对采购类等合同有具体管理办法或采购办法的，还应遵守相应规定，涉及合同管理事项，如有不一致的，按本办法执行；需要招标项目的招标文件中“合同主要条款”、委托招标代理机构的代理合同，参照本办法执行。

学校与教职工签订的聘用合同、劳动合同，与劳务派遣单位签订的劳务派遣合同，与派遣职工签订的用工协议等人事劳动类合同，由学校人事处另行制定人事管理规定，不适用本办法。

第三条学校与自然人、法人及其他组织等平等主体之间进行经济往来且钱物不能即时两清、需要明确双方权利义务关系的，除即时结清方式或按规定可不签订合同外，均应以书面形式签订合同。

第四条订立合同必须遵守国家有关法律法规，上级相关政策等规定，遵循诚实公平、平等互利、协商一致的基本原则。依法应采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式采购的，应遵守《中华人民共和国招标投标法》《浙江省招标投标条例》等国家法律法规政策以及学校制度的规定。

第二章  合同相关部门及职责

第五条学校合同相关部门包括合同承办部门、合同审核部门、合同归口管理部门。各部门应依各自权责进行高效的合同管理，相互制衡，各司其职，密切联系。

合同相关部门实行部门经办人、部门负责人负责制，“谁订立，谁负责”“谁审核，谁负责”。

第六条合同承办部门是指与部门职责有关的有签订合同需求的学校各个部门，包括二级学院、职能部门、继续教育学院、人文社科部、图书信息中心等。

第七条合同承办部门负责与部门职责有关合同文本的起草、送审、履行、备案、存档等工作，对承办合同的可行性、真实性、合法性、合理性负责。

第八条  合同承办部门主要职责为：

（一）负责承办合同的可行性分析论证。

（二）负责审查合同标的真实性。

（三）负责审查合同对方的主体资格、资质、信用状况、履约能力等，包括但不限于：

1.合同对方是否具有签约资格；

2.合同对方是否具有履行合同所必须的资质，应要求对方提供相关证明材料并留存备查；

3.审查合同对方签约代表的身份证明和签约资格证明，如法定代表人的身份证明或法定代表人出具的授权委托书（应明确载明委托代理事项、权限及期限）等；

4.根据需要，可以要求合同对方提供主要的财务报表以及从事相关业务的业绩证明材料；

5.必要时，可以要求合同对方提供担保。

合同承办部门应审查、核实上述资料的真实性、有效性，并将上述资料连同合同文件一并保存。合同对方当事人的主体资格、资信状况或履约能力有瑕疵的，不应与其签订合同。

（四）负责合同的洽谈和起草，负责对合同条款进行合法性、合规性和合理性审查。负责确认合同内容符合法律法规及学校制度的规定，并与招投标文件或协商谈判内容一致，条款表述核对无误。

（五）负责会同财务处（国资处）确认合同款项有相应的经费来源和经费支出预算。

（六）负责将合同以及《杭州职业技术学院合同审查会签表》（详见附件，以下简称《会签表》）提交合同审查部门审查，根据审查结果、与合同对方再次沟通情况或招投标情况，及时完善合同内容。

（七）负责合同履行跟踪,对合同双方义务履行情况及时跟踪，对有潜在违约或纠纷的，及时采取合理措施并反馈至合同归口管理部门、分管领导等。

（八）安排专人负责合同管理工作,及时做好本部门合同、投标文件以及合同有关的各种纪要、变更等有关文件的归档工作,建立本部门合同台账。

（九) 如有潜在违约或纠纷，或发生仲裁或诉讼事项的，负责向合同归口管理部门、法律顾问等提供所需信息。

（十）合同履行完毕或纠纷处理完毕后，及时整理合同档案，将所有合同资料移送合同归口管理部门。

（十一）仲裁或诉讼或合同履行中发生纠纷的合同，合同承办部门经与合同归口管理部门协商后，可将现有所有合同资料，移送合同归口管理部门，由合同归口管理部门处理完结合同事务后，整理归档。

（十二）其他与合同有关的事务。

第九条合同审查部门是指合同事项中涉及其他部门职责范围内事项时，合同承办部门将合同文本提交审查的相关部门。

第十条  合同审查部门应对合同的合法性、合理性做出明确的审查意见，对合同中涉及审查部门职责方面的条款负责；合同履行过程中，涉及合同审查部门职责的，合同审查部门应按照合同约定及时履行。

第十一条合同审查部门根据合同涉及的部门确定。除合同标的额在5万元（不含）以内的小额合同、有书面合同的采购类合同，由合同承办部门和合同归口管理部分审核外，其他合同审查部门具体为：

（一）采购类合同（简称采购类），指应学校采购的货物、工程、服务等类合同，包括政府采购类合同和学校自行采购类合同。政府采购类合同，指按照《政府采购法》《浙江省2019年度政府集中采购目录及标准的通知》的规定应依法进行政府采购的合同。学校自行采购类合同，指不在政府采购合同类范围内的，由学校自行按需要进行采购的合同。

采购类合同，由合同承办部门（采购需求单位）自中标通知书发出之日起五日内，按照招标文件和中标单位投标文件的规定进行起草，起草的合同不得对招标文件确定的事项和中标单位投标文件作实质性修改。合同承办部门（采购需求单位）起草合同完毕后，按需要依次送后勤保障处、专业建设指导处、财务处（国资处）、审计处、合同归口管理部门审核会签后，报合同承办部门分管领导批准。合同承办部门（采购需求单位）应在中标通知书发出之日起二十天内与中标单位签好合同，并将其中一份合同原件送采购归口管理部门归档。

凡通过浙江“政采云”平台电子卖场的协议供货、定点服务、网上超市方式实施的采购项目，其采购合同或协议由“政采云”系统自动生成，此类合同无需会审。

（二）合作办学类合同（简称合作类），指和其他第三方合作办学的合同。合同承办部门按需要依次送产学合作处、后勤保障处（仅涉及物业及水电经费支出等）、专业建设指导处、财务处（国资处）、审计处、合同归口管理部门审核会签后，报合同承办部门分管院领导批准。

（三）财产租赁、融资类合同（简称财产类），指学校财产对外出租及融资类的合同。合同承办部门依次送后勤保障处、财务处（国资处）、合同归口管理部门审核会签后，报合同承办部门分管院领导批准。

（四）人事服务合同（简称人事类），指不与学校建立人事劳动关系的外聘专业人士的合同。合同承办部门依次送人事处、财务处（国资处）、合同归口管理部门审核会签后，报合同承办部门分管院领导批准。

（五）课题服务类（简称课题类），指与教学或科研有关的课题项目合同。课题负责人所在二级学院或职能部门为合同承办部门，合同承办部门依次送科研处或专业建设指导处、财务处（国资处）、合同归口管理部门会签后，按课题性质，分别报专业建设指导处或科研处分管院领导批准。

（六）其他合同（简称其他类），指明确分类以外的其他合同。由合同承办部门和财务处（国资处）、合同归口管理部门审核会签后，报合同承办部门分管院领导批准。

第十二条 须经院长办公会议或党委会研究决定的事项，在签发合同时，必须取得相关书面决议或会议纪要。

第十三条  合同承办部门为合同审查部门之一的，由承办部门按流程送其他审查部门审查会签。

第十四条 合同事项如涉及本条列明以外的部门职责范围内事项的，合同承办部门可要求其他部门审核会签，被要求部门不得拒绝，应及时审查会签。

第十五条 合同审查部门及要求会签部门在收到《会签表》后两个工作日内完成审核、会签，审查会签意见可以直接在《会签表》中批注，也可在合同中直接标注或以标明修改标记方式修改。

第十六条学校合同归口管理部门为院长办公室，是学校合同事务的综合管理部门。主要职责为：

（一）制订学校合同管理的基本规章制度；

（二）为合同承办部门办理合同事务提供法律咨询服务；

（三）根据学校安排，参与重大合同的洽谈、起草、修订等工作；

（四）根据学校安排，对重大合同进行法律审查，提出法律意见，提示法律风险；

（五）监督合同履行；

（六）协助合同纠纷处理；

（七）其他合同管理工作。

第十七条合同归口管理部门在审核会签前，视需要将合同提交法律顾问对合同进行法律审核。

第三章 合同的订立

第十八条学校任何部门未经学校书面授权，均不得对外签订合同，未按规定履行审批手续的，不得签订合同；未经主管部门及院长办公会审批同意，任何情况下均不得对外签订担保合同。

第十九条合同语言应准确、严谨、简练。合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款进行解释，涉及数字、日期时，应注明是否包含本数；涉及金额的数字，应同时注明大写。

第二十条合同条款应当完备、严密，除根据法律规定或按合同性质必须具备的条款外，还可以根据具体情况约定其他条款。合同一般应包括以下条款：

（一）当事人的名称、住所，法定代表人姓名、职务，委托代理人姓名、职务，联系方式；

（二）标的（包括种类、数量、质量等要求）；

（三）价款及其支付（包括计算方法、支付进度、结算方式等）；

（四）履行期限、进度要求、地点和方式；

（五）验收标准及方法；

（六）违约责任（包括违约金或赔偿金的计算方法等）；

（七）解决争议的方法；

（八）其他根据合同实际情况应当具备的条款（包括但不限于名词和术语的解释、风险的承担、知识产权归属、收益的分成、保修、保密、合同的生效和解除条件等）；

（九）合同签订的时间地点等。

第二十一条国家或行业有合同示范文本的，合同承办部门应当优先选用，但需要认真审查，并根据实际情况适当填写。国家或行业没有合同示范文本的，学校既往有合同文本的，应予以参照并根据实际需要予以修改完善。

第二十二条按法律规定须报经国家有关主管部门审查、批准或备案的合同，合同承办部门应当履行相应程序。

第二十三条合同承办部门填写合同不得留空（招标文件中的合同模板除外），对于协商过程中未达成一致的合同模板条款，应当删除，或填写“无”或以“/”标示。严禁在空白合同上签字或盖章。合同的末页应当载有合同正文条款，并在正文结束之处标明“下无正文”字样。如合同末页无正文条款的，则应标明“此页无正文，为XX合同签字盖章页”字样，以示末页仅为签字盖章页。

第二十四条除合同标的额在5万元（不含）以内的小额合同外，学校合同分为一般合同和重大合同。

合同涉及以下事项的，为重大合同：

1.合作办学合同；

2.对外投资合同；

3.合同金额在一千万元以上（含一千万元）的基本建设项目合同，或合同金额在二百万元以上（含二百万元）的维修项目合同；

4.大型土地、房屋及大型贵重设备器材等资产的出租、出借和转让合同；

5.合同归口管理部门或院领导认定的其他重大合同。

一般合同，是指除重大合同、小额合同以外的其他合同。

第二十五条重大合同、涉及学校重大利益或涉及学校发展重大事项的合同，须报院长办公会议或党委会集体研究同意后，由院长签发。

除院长直接签署的合同外，学校授权合同承办部门分管院领导签署30万元（含）以上的一般合同，授权合同承办部门负责人签署30万元以下的一般合同、小额合同。学校另有授权的除外。

第二十六条被授权人不得超越授权范围签署合同。未经院长书面同意，不得将被授予的权利转授第三人。

第二十七条合同按规定程序会签、批准签发后，合同承办部门将合同交院长办公室申请用印。

第二十八条学校各类合同用印，应加盖“杭州职业技术学院合同专用章”。合同专用章由院长办公室刻制，指定专人负责保管，严格按规定《杭州职业技术学院党政办公室印信使用、管理办法》使用印章，合同专用章管理人员对合同加盖印章时，应严格按合同承办部门分类进行用印登记。

第四章合同的履行与监督管理

第二十九条 合同签订后，所有与合同有关的部门、人员均必须遵守“守合同、重信用”的原则，按合同约定的权利义务全面履行、要求合同对方全面履行合同。

第三十条合同履约、监督合同对方履约的第一责任人为合同承办部门负责人，审核批准的分管院领导为合同履行监管人。

如出现合同不能履行或不能完全履行时，合同承办部门应及时采取合理措施减少损失。

第三十一条 在履行合同中，凡涉及标的物交接的，合同承办部门应办理双方正式交接手续，制作有效凭据收存备查。

第三十二条涉及合同履行中的收付款，财务处（国资处）应按下列要求办理：

（一）严格按合同约定条款的规定办理收付款项；

（二）收付款项中的收款人、付款人必须是合同约定的相应当事人，其他单位代收代付的，应符合税务要求并出具授权委托书或委托代收代付书；

（三）出具的发票或收款收据上，应摘要注明相关合同事由；

（四）如遇与合同条款不符的地方，要求合同承办部门书面澄清，并取得分管院领导的审批同意。

（五）具体财务报销事项，按照《杭州职业技术学院财务报销制度》执行。

第三十三条对不符合或未达到付款条件的，财务处（国资处）有权拒绝付款，并及时向分管院领导报告。

第三十四条履行合同，应在合同约定的异议期限或法定异议期限内，对标的品种、规格、质量完成检验。如有异议，应在异议期限内向相关合同当事人提出书面异议，书面异议应包括异议内容、解决方案和答复期限。

第三十五条合同履行过程中发生的函件、电报、传真等明确为合同组成部分的书面文件，均属于合同的有效组成部分。

第三十六条需要变更、转让、解除合同的，应由合同承办部门、合同审查部门、合同归口管理部门，按原合同订立的审批程序进行审核批准。

第三十七条变更、转让和解除合同的通知、协议等文件必须以书面形式作出。未达成一致意见前，原合同仍然有效，应遵照执行，不得擅自变更和转让。

第三十八条合同在履行过程中发生纠纷，造成合同不能履行或不能完全履行，合同承办部门应拿出解决纠纷的方案，按原合同订立的审批程序进行审批，并以书面形式向对方敦促按约履行通知书或变更、解除合同的要约，及时协商解决。协商不成的，经批准向人民法院起诉或按约定的仲裁条款申请仲裁。

第三十九条各合同相关部门以及合同有关人员应当加强合同信息安全保密工作，未经批准，不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的技术、商业秘密或国家机密。

第五章合同的登记与归档管理

第四十条合同归口管理部门和合同承办部门应加强合同登记管理，充分利用信息化技术，建立合同文本统一分类和连续编号制度，定期对合同进行统计、分类和归档。

第四十一条合同承办部门按规定对合同进行编号登记后，及时向合同归口管理部门报备，使合同归口管理部门和合同承办部门的合同编号等保持一致。

登记归档流程具体如下：

（一）建立合同档案。合同承办部门按照承办部门、年份、合同类型、编号的方式，对每个合同进行编号，如：杭职财【合同承办部门】（2018）【年份】采购【合同类型】第001号【编号】。临江（2019）采购第001号

合同承办部门应根据合同的不同种类，建立合同的分类台账和总台帐。每个合同承办部门必须设一个总台账。分类台账和总台账内容包括序号、合同号、对方当事人、经办人、签约日期、合同标度、价款、履行情况、特别说明。台账应随时及时登记，做到准确、及时、完整。

（二）每份合同包括合同文本及其附件，合同文本的签收记录、合同分批履行的情况，变更、解除合同的协议、资料等，合同承办部门均应妥善保管。

（三）合同承办部门应对合同进行动态跟踪管理，将有违约或诉讼风险或可能发生纠纷的合同的及时向合同归口管理部门、分管院领导通报。

（四）对有违约或诉讼风险或可能发生纠纷的合同，合同归口管理部门在请示分管院领导后，及时和法律顾问联系，视情况协助法律顾问采取协商或其他合理措施，防范纠纷产生、仅最大限度减少学校损失。

（五）合同全部履行完毕或处理完毕后，合同承办部门将合同文本、审批单以及有关合同在订立、履行、变更、解除、纠纷解决等全过程中形成的所有资料原件整理归档后，交合同归口管理部门存档；同时，将最新的合同台账向合同归口管理部门报备。

第四十二条 合同归口管理部门对合同承办部门的合同管理情况进行检查、监督和分析评估，必要时提出改进整改措施。

第六章责任追究

第四十三条对违反本办法，有下列行为之一的，视情节轻重，追究相关责任人的责任，给学校造成经济损失的应依法予以赔偿：

（一）违反本办法规定，未经授权、超越授权范围或授权期限终止后订立合同的；

（二）未按本办法规定的审批程序订立合同的；

（三）提供虚假资料或虚构事实签订合同的；

（四）与合同对方或第三人恶意串通，损害学校利益的；

（五）不按本办法建立合同台账登记、归档、印章登记等的；

（六）合同履行中应办理而未办理标的物交接手续的；

（七）不按规定处理合同纠纷、办理合同履行中的收付款，给学校造成经济损失的；

（八）擅自销毁或涂改合同及相关资料的；

（九）其他因故意或过失给学校造成损失的行为；

（十）其他违反法律法规、学校规章制度规定的情形。

第七章 附则

第四十四条学校各二级学院、职能部门可依照本办法的规定，在各自职责范围内制定合同管理办法实施细则。

第四十五条国家法律法规，上级政策如有修订或有新规定的，或者与本办法相冲突的，按照有效的国家法律法规和上级政策执行。

第四十六条  本办法自公布之日起试行，试行期一年。

第四十七条本办法由院长办公室负责解释。

 

 

附件1：

杭州职业技术学院合同审查会签表

 

合同编号：

 

附件2：

杭州职业技术学院合同管理流程图

 

			合同承办部门洽谈、起草合同条款
		合同审查部门审核会签

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

院长签署 （重大合同、涉及学校重大利益或涉及学校发展重大事项的合同）

合同管理部门用印（合同专用章）、建立台账

合同承办部门总台账、分台账、动态管理

合同归口管理部门监督

合同归口管理部门存档